L’une des activités fondamentales des processus de gestion des documents est liée à la destruction ou à l’élimination des documents. Ce processus est effectué lorsque le cycle de vie d’un document est terminé, une fois que cela a été fait, plus besoin de faire un retour en arrière. Raison pour laquelle vous trouver ci-après des explications sur la destruction d’archives d’entreprise.
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Comment procéder à la destruction d’archives ?
La destruction d’archives en entreprise est un processus dans lequel on procède à la purge permanente de certains dossiers. Elle implique un investissement en machines et en temps de travail de son propre personnel, ne devenant pas rentable si le volume à détruire est considérable. Il importe de solliciter une entreprise spécialisée qui procède à la destruction de tout ou partie de vos archives.
Débarras’tout est une entreprise) dans le secteur des prestations de désencombrement de surfaces. Elle prend en charge toutes les étapes du processus de destruction, depuis la collecte des documents jusqu’à leur conservation et leur destruction. Elle possède une équipe de débarras à Lille (59) qui offre le service de destruction de documents confidentiels à un prix très compétitif, en garantissant le transport, la confidentialité et la sécurité.
La ville de Lille (59) est localisée dans le département du Nord en région Hauts-de-France. Elle couvre une superficie de 34,8 km2 qui héberge plus de 234 842 habitants. On y trouve plus de 100 000 étudiants qui font de cette destination le 3e pôle étudiant et universitaire de France. C’est une commune classée Ville d’art et d’histoire.
Comment détruire les archives ?
Les entreprises ont tendance à accumuler des piles de dossiers au fil du temps, Il faut les détruire selon les réglementations en vigueur, les normes de sécurité spécifiques et l’engagement environnemental dans le processus afin d’éliminer correctement ces documents.
Vous devez procéder à la catégorisation ou déterminer si les documents sont dans un fichier physique. L’un des objectifs de la destruction d’archives est de protéger l’information jusqu’aux dernières conséquences. Il faudra rendre le processus de destruction aussi sûr que possible pour éviter que l’information ne tombe entre de mauvaises mains.
Dans le cas des fichiers physiques, l’utilisation de machines spécialisées est nécessaire pour la destruction du papier. Les documents à détruire sont en général les courriers, curriculums vitae, budgets, factures, commandes, rapports financiers, documentations médicales et tout autre document contenant des informations dont la durée légale de conservation ou de validité est terminée.
Bien que la première chose qui vient à l’esprit lorsqu’on parle de documents soit le format papier, il ne faut pas oublier que les informations confidentielles se trouvent souvent sous différents formats tels que les CD, les DVD, les bandes des caméras de sécurité, les périphériques USB.
Quelles sont les méthodes de destruction ?
Les documents en papier peuvent être déchiquetés de différentes manières, mais pour que le déchiquetage soit valable, une des 3 méthodes suivantes est généralement utilisée :
Le broyeur de papier
On trouve sur le marché de nombreuses machines à broyer le papier qui sont conformes à la loi et offrent la sécurité d’une destruction certifiée. Ils font l’affaire et sont valables pour se conformer à la législation sur la protection des données.
La calcination le papier
La calcination des archives est également une méthode de destruction des documents efficace. C’est une méthode valable mais déconseillée pour tout ce qu’elle implique : avoir un endroit pour effectuer la destruction, le danger que cela peut représenter, s’assurer qu’aucun papier ne s’échappe et la pollution qu’elle génère.
La destruction des documents par des professionnels
L’externalisation de la destruction est une bonne solution pour la destruction de documents, en particulier pour les entreprises ou organisations qui ont un grand nombre de documents ou d’employés. Car il est plus compliqué d’effectuer une autogestion contrôlée et efficace de toute la destruction des documents et l’externalisation du service permet d’économiser du temps.
