Mettre en place une proposition d’offre est difficile, et la vérité est qu’il n’y a pas de modèle essayé et testé à suivre chaque fois que vous faites une offre pour un contrat lié au marché public. Tous les éléments à prendre en compte, les questions à se poser et même les documents à fournir ne seront pas les mêmes. Chaque offre est différente, et votre réponse d’appel d’offres devrait être différente aussi. Bien qu’il n’y ait pas de modèle parfait, il existe des mesures spécifiques que vous devriez prendre en compte pour vous assurer que votre réponse à l’appel d’offres montre ce que votre entreprise vaut réellement ; dont voici quelques-uns.
Recherche des informations
La première étape lors de l’écriture d’une réponse d’appel d’offres gagnante est la recherche. Plus vous en savez sur le client et ses exigences, mieux votre réponse finale sera. Afin de mieux comprendre les besoins d’un client potentiel, vous pouvez essayer d’organiser une réunion ou d’avoir une conversation téléphonique avec eux avant de commencer à travailler sur l’offre. Vous devriez toujours poser des questions par écrit si les documents d’appel d’offres ne sont pas clairs, sur toute question liée aux dates limites du contrat et sur la façon dont vous seriez payé. Les pouvoirs adjudicateurs veulent obtenir les meilleurs résultats possibles pour leurs offres, de sorte qu’il est dans leur propre intérêt d’aider chaque fournisseur à soumettre une offre précise et bien informée. Vous serez donc amené à consulter le document d’appel d’offres.
Etude du document d’appel d’offres
Votre proposition devrait être motivée par le document d’appel d’offres. C’est votre guide pour gagner le contrat. Cela signifie : lire attentivement la spécification, puis la relire. Le document d’appel d’offres devrait vous indiquer tout ce que vous devez savoir sur la façon dont l’acheteur souhaite recevoir votre offre. Cela comprend le processus d’approvisionnement qui sera utilisé, comment vous serez évalué et noté, et comment le contrat sera attribué.
Préparez l’écriture de son document d’offres
Prévoyez suffisamment de temps pour écrire et soumettre l’offre. Il faudra plus de temps que vous ne le pensez et un moyen sûr d’être disqualifié immédiatement est en soumettant une réponse d’appel d’offres en retard. Il pourrait également être utile d’inclure une lettre d’accompagnement avec votre offre qui répond à l’invitation à soumissionner, résume votre message principal et explique comment les documents sont organisés.
Votre lettre pourrait inclure:
- Le but et l’origine de l’offre
- Un résumé de votre travail en tant qu’entrepreneur, votre expérience passée et vos qualifications pour ce travail
- Des détails sur la façon dont vous effectuerez le travail et comment et quand les objectifs du client seront atteints
Bien que chaque offre soit unique, il y a quelques conseils qui, si vous les gardez à l’esprit lors de la rédaction d’une réponse, devraient vous être d’une grande utilité pour chaque offre que vous écrivez. Pour cela, vous pourrez contacter un spécialiste dans la rédaction de mémoire technique pour le marché public, un professionnel qui vous fournira son aide pour atteindre l’objectif que vous vous êtes fixé.
