Le secrétariat joue un rôle majeur dans les structures de la santé. Il est donc important d’assurer son bon fonctionnement, en optant pour l’externalisation si nécessaire. Voici toutes les missions administratives et d’accueil que vous pouvez déléguer à une telesecretaire médicale.
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Confier l’accueil téléphonique à un centre d’appel médical
Une des tâches principales de la secrétaire médicale est d’accueillir les patients. Ce qui est loin d’être aisé puisqu’il faut assurer la réception physique et l’accueil téléphonique. De plus, les établissements de santé reçoivent souvent beaucoup d’appels de la part des patients. Ces derniers appellent pour prendre un rendez-vous, se renseigner sur un traitement ou demander des informations médicales. Les secrétaires doivent faire preuve de patience, d’empathie, d’amabilité et de professionnalisme. Confier la tâche à une telesecretaire médicale est une bonne idée afin d’améliorer l’accueil téléphonique et satisfaire votre clientèle. Le personnel sur place peut alors se focaliser sur des tâches plus importantes et sur les soins sanitaires. Vous pouvez déléguer plus ou moins de tâches au télésecrétariat en fonction de vos besoins. Pour cela, il faudra éventuellement choisir une offre de téléassistance médicale flexible et personnalisable.
Assurer la permanence téléphonique grâce au télésecrétariat
Toujours en ce qui concerne l’accueil téléphonique, la permanence est une option intéressante pour les professionnels de la santé. Ceci afin de garantir une disponibilité continue aux patients et les assister efficacement à tout moment. Cela dit, il est difficile et parfois impossible pour un secrétariat interne d’assurer une telle prestation. Externaliser l’accueil téléphonique permet de rester disponible le soir, le week-end et pendant les périodes d’absence. Vous pouvez d’ailleurs faire appel à une assistante médicale à distance rien que pour cette tâche. Une bonne idée pour les établissements qui disposent d’un secrétariat sur place et suffisamment d’employés. Vous trouverez certainement un centre d’appels médical qui vous propose ce service et vous garantit la permanence téléphonique. Avant cela, prenez le temps de déterminer vos besoins à ce niveau tout en considérant votre budget. Une permanence 24h/24 n’est pas toujours nécessaire dans les soins sanitaires.
Gérer les appels urgents et les transmettre aux praticiens
Les centres d’appels spécialisés disposent d’agents formés et compétents dans le secrétariat médical. Ils savent gérer les appels reçus et diriger les interlocuteurs vers les bons services. Par exemple, votre télésecrétaire peut recevoir des appels urgents à propos d’un traitement ou un médicament. Les patients appellent souvent pour demander conseil lorsqu’ils ressentent des symptômes inquiétants. Il faudra alors les rassurer et les orienter vers leur médecin ou d’autres praticiens si nécessaire. Encore mieux, vous pouvez le faire à tout moment grâce à la permanence téléphonique. Les secrétaires doivent être en mesure de filtrer les appels pour ne pas encombrer les médecins. Ce qui nécessite un minimum de connaissances sur les soins sanitaires, en particulier ceux présentés par l’établissement en question. En effet, ce type de service est destiné à tous les professionnels de la santé, des médecins généralistes aux chirurgiens et thérapeutes.
Prendre les rendez-vous via une telesecretaire médicale
Le télésecretariat médical peut être particulièrement intéressant pour la prise de rendez-vous et la gestion d’agendas. Ces deux tâches sont chronophages et nécessitent un grand sens d’organisation. D’ailleurs, il n’est pas rare de commettre des erreurs à ce niveau sous forme de doubles réservations et de rendez-vous qui se chevauchent. N’oublions pas que les secrétaires médicaux doivent gérer plusieurs tâches administratives en même temps. Ceci en plus de l’accueil physique. Externaliser la prise de rendez-vous est donc recommandé pour libérer son personnel et optimiser sa gestion. Les professionnels du télésecrétariat utilisent des solutions logicielles médicales performantes comme Maiia et Doctolib. De cette manière, vous n’aurez plus à vous soucier de la gestion d’agenda et pouvez vous focaliser sur votre cœur de métier. Si vous n’utilisez pas encore d’outil logiciel, votre centre d’appels médical peut vous aider à choisir la meilleure solution.
Effectuer la retranscription des données médicales
La saisie de données et la transcription sont des tâches principales d’une telesecretaire médicale. En effet, toutes les données médicales doivent être enregistrées et préservées par l’établissement de santé. Ce qui inclut les informations personnelles des patients, les historiques de santé, les résultats d’analyse, etc. Les secrétaires doivent également transcrire les informations reçues par téléphone pour la prise de rendez-vous ou tout autre objectif. Les détails manqués et les erreurs sont donc des enjeux qu’ils doivent affronter chaque jour. De plus en plus de professionnels de la santé préfèrent confier ce travail à un service de télésecrétariat. Ce dernier dispose de plus de ressources humaines, matérielles et logicielles. Il procède alors à la numérisation des documents et à l’automatisation des processus afin de limiter les erreurs autant que possible. De quoi satisfaire les exigences des patients, optimiser la gestion de votre activité et mieux maîtriser vos coûts. En effet, les erreurs liées aux dossiers médicaux peuvent entraîner des pertes d’argent importantes.
Confier la gestion des dossiers à une télé-assistante
Comme indiqué précédemment, c’est indispensable de créer et de préserver des dossiers médicaux pour tous les patients. Ces patients contiennent de nombreuses informations à commencer par les données personnelles et les informations de paiement. On y trouve aussi les résultats d’examen et des comptes rendus de consultation, d’intervention ou d’hospitalisation. Les prescriptions de médicament et les protocoles thérapeutiques sont également détaillés dans les dossiers médicaux. Bref, toute l’historique du patient est enregistrée afin de lui faciliter l’accès aux soins sanitaires les plus appropriés. Les secrétaires sont responsables de gérer les dossiers médicaux, souvent en version numérique et version papier. Et comme pour les autres tâches administratives, vous pouvez confier cette mission à un service de télésecrétariat. Le premier avantage est de libérer votre personnel. Vous évitez aussi les dépenses nécessaires pour mettre en place des installations adaptées et recruter des agents compétents. La dématérialisation au sein des entreprises présente également des avantages de gestion.
Assurer la comptabilité courante de l’établissement
Les opérations courantes en comptabilité sont celles qui concernent l’exploitation quotidienne de l’entreprise. Ce qui implique toutes les relations de l’entreprise avec ses clients, ses fournisseurs (et d’autres tiers) et ses salariés. Dans un établissement de santé, ce sont bien les secrétaires qui gèrent et effectuent la plupart de ces opérations. Une part de leur travail consiste donc à assurer la comptabilité courante. Ce qui nécessite d’avoir des connaissances suffisantes dans la comptabilité générale et des compétences spécifiques à l’activité. Il faut entre autres collecter les pièces justificatives, classer les pièces comptables et gérer les paiements. Au lieu d’encombrer l’emploi de temps de votre secrétariat, vous pouvez digitaliser la comptabilité et l’externaliser. Les centres d’appels médicaux disposent d’agents qualifiés pour prendre en charge la comptabilité courante et bien d’autres tâches administratives. Ça peut être une solution beaucoup plus économique, en plus d’augmenter votre efficacité et vous aider à éviter les erreurs.
Communiquer avec le personnel médical et paramédical
L’aspect relationnel des secrétaires médicaux ne se limite pas à l’accueil téléphonique et physique des patients. Ils doivent également communiquer avec le reste du personnel médical. D’une part, il faut transmettre les appels aux praticiens dont les médecins et les infirmiers. D’une autre part, il faut contacter différents départements de l’établissement pour passer des informations, lancer des procédures, etc. Les besoins en communication varient selon la taille de l’institut et les services de santé présentés. Les hôpitaux et les grandes cliniques disposent de plusieurs départements selon les spécialités qu’ils proposent. Ils possèdent leurs propres laboratoires d’analyses et parfois des services IT ou d’autres experts. La télé-assistante médicale se doit de communiquer avec tous ces acteurs afin d’assurer le fonctionnement de l’établissement.
Confier la gestion des stocks à une telesecretaire médicale
Une autre part de la communication réalisée par les secrétaires médicales concerne la gestion des stocks. A noter qu’il est tout à fait possible de recruter un employé ou des employés spécifiquement pour cette tâche. Cela dit, la plupart des professionnels de santé confient la tâche à leur secrétariat pour des raisons de budget. Or la gestion des stocks dans le milieu hospitalier n’est pas aisée et peut consommer beaucoup de temps et d’effort. Elle nécessite un grand sens de l’organisation et des qualités relationnelles et de communication. Ceci afin de maintenir une bonne relation avec les fournisseurs et garantir le bon déroulement de la logistique. Cet aspect de la gestion est particulièrement important dans le domaine de la santé. En effet, des ruptures de stocks des médicaments ou des retards vont impacter directement le traitement des patients.
Faire appel au télésecrétariat pour traiter les réclamations
Une bonne secrétaire médicale doit être en mesure de gérer les réclamations des patients et les assister de manière pertinente. Dans un premier temps, il faut prendre en charge les demandes relatives aux services et soins proposés par l’établissement. Autrement dit, tout ce qui concerne l’efficacité du traitement, les médicaments prescrits, les consultations et les interventions. Viennent ensuite les réclamations que les patients doivent soumettre auprès des compagnies d’assurance. L’assistante médicale les aident alors à vérifier les informations et éviter toute erreur dans la constitution de leurs dossiers. Ce qui peut nécessiter des connaissances financières et juridiques, en plus des connaissances de base. De plus, les procédures et exigences des compagnies d’assurance peuvent varier considérablement.
Vous comprenez donc que les missions d’une assistante médicale sont multiples et parfois compliquées. Faire appel à une telesecretaire médicale est une solution judicieuse pour optimiser la gestion de votre activité et libérer votre personnel.
